Nowe technologie ułatwiają windykację

Windykacja należności to często długotrwały i skomplikowany proces. Wielu dłużników na różne sposoby unika spłaty zadłużenia. W związku z tym, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z profesjonalną firmą windykacyjną. W wykonywaniu zadań windykatorów pomocne okazują się nowoczesne technologie.

Sytuacja przedsiębiorstw

Szacuje się, że około 84% polskich przedsiębiorstw ma problemy z egzekwowaniem należności. Częstą decyzją podejmowaną przez przedsiębiorców jest więc zatrudnienie specjalistów, tj. współpraca z firmą windykacyjną. Wykorzystując takie narzędzia jak połączenia telefoniczne i wysyłanie maili, firmy te tracą około 60% swojego czasu. Statystyki wskazują, że na dziesięć wykonanych połączeń udają się jedynie dwa. Dłużnicy unikają kontaktu, nie odbierają maili ani telefonów. Częstym zjawiskiem jest również zmiana numeru telefonu i wyłączona poczta głosowa.

Nowoczesne technologie

W tej sytuacji pomocne okazują się nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne. Dzięki nim możliwy jest wzrost efektywności odzyskiwania zaległości od dłużników. Dobrym przykładem takie programu jest system do polubownej windykacji PREMON. Wykorzystanie tych narzędzi ma na celu zautomatyzowanie codziennych czynności, aby nie marnować na nie zbyt wiele czasu. Do przykładowych rozwiązań można zaliczyć platformę komunikacyjną wybierającą numery telefonów i informującą o nawiązaniu połączenia z dłużnikiem. Platforma ta ma również inne funkcje, np. kalendarz przypominający o konieczności skontaktowania się z daną osobą. Kolejną przydatną technologią są bazy danych dłużników. Dzięki nim windykator ma szybki dostęp do wszelkich niezbędnych informacji. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań może skrócić czas windykacji należności nawet o 40%.

Jak działa firma windykacyjna?

Celem działalności firmy windykacyjnej jest doprowadzenie do ugody z dłużnikiem i odzyskanie należności. Zadaniem windykatora jest więc kontaktowanie się z dłużnikiem oraz negocjowanie warunków spłaty długu. Jak działają firmy windykacyjne i jakie są ich prawa?

Firma windykacyjna

Firmy windykacyjne powstały, aby pomagać wierzycielom w odzyskiwaniu należności od dłużników. Pracownik takiej firmy działa w imieniu wierzyciela. Celem jego działania jest doprowadzenie do ugody z dłużnikiem i ustalenie harmonogramu spłaty zadłużenia. Firma ta może również działać we własnym imieniu. Taka sytuacja ma miejsce po podpisaniu cesji wierzytelności.

Windykacja należności

Wyróżnia się windykację sądową i pozasądową. Windykacja sądowa prowadzona jest przez komorników. Firmy windykacyjne zajmują się jedynie pozasądowym dochodzeniem należności. Tego rodzaju firmy są podmiotami gospodarczymi, podlegającymi wpisowi do rejestru przedsiębiorców.

Jak działa firma windykacyjna?

Działalność windykatora jest w pewien sposób uschematyzowana. Pierwszym krokiem, jaki podejmuje windykator jest oczywiście sprawdzenie danej wierzytelności pod kątem jej istnienia. Kolejnym krokiem jest kontakt z dłużnikiem i wysłanie wezwania do zapłaty. Wezwanie to musi zawierać dokładne wskazanie tytułu, kwoty, podstawy prawnej zadłużenia oraz terminu zapłaty i numeru konta bankowego. Firmy windykacyjne często podejmują współpracę z biurami informacji gospodarczej. Należy pamiętać, że firmy te nie posiadają uprawnień takich jak sąd, policja czy komornik. Zadaniem firm windykacyjnych jest polubowne dochodzenie należności. Działalność ta powinna opierać się na zasadach prawa i dobrych obyczajach.

Sprawy sądowe i komornicze są drogie, więc może lepiej w pierwszej kolejności spróbować się dogadać? W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Dlaczego warto monitorować płatności od kontrahentów i klientów

Podstawą utrzymania każdej firmy są płatności za wykonane zamówienia. Niestety wielu przedsiębiorców, w szczególności wykonujących wiele drobnych zleceń nie kontroluje w odpowiedni sposób tego czy otrzymali zapłatę od klienta. To bardzo poważny błąd, który w najgorszym wypadku poprzez utratę płynności może doprowadzić nawet do zakończenia działalności.

Zapłata za wykonanie zamówienia

Każdy przedsiębiorca za wykonanie zlecenia zgodnie z umową powinien otrzymać ustaloną wcześniej z zamawiającym zapłatę. Niestety bardzo często zdarza się tak, że klient nie chce lub nie może zapłacić za zamówienie. Bardzo ważną kwestią jest kontrolowanie wszystkich otrzymywanych od klientów płatności. Wielu przedsiębiorców otrzymujących liczne wpłaty na rachunek niewystarczająco dokładnie kontroluje swoje finanse. Może to doprowadzić do powstania dużych zaległości w płatnościach, co z kolei niekorzystnie wpływa na kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Klient nie płaci za zamówienie

Kiedy przedsiębiorca zorientuje się, że nie otrzymał zapłaty za zrealizowane zamówienie powinien jak najszybciej przypomnieć się klientowi i poprosić o zapłatę. Jeżeli ta forma przypomnienia nie pomoże bardzo ważnym jest, aby wysłać do klienta oficjalne wezwanie do zapłaty. Jest to bardzo ważny dokument, który przyda się podczas ewentualnego dochodzenia swoich praw przed sądem. Na szczęście większość tego typu spraw to efekt pomyłki lub przeoczenia i całość zazwyczaj kończy się na telefonicznym przypomnieniu się klientowi. W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Zapłata

Miękka windykacja – jakie są jej zasady

Wielu przedsiębiorców coraz częściej ma problemy z terminową spłatą należności. Sytuacja ta powoduje konieczność zastosowania odpowiednich narzędzi, mających na celu uzyskanie zapłaty. Do metod tych zalicza się twardą i miękką windykację. Miękka windykacja, jak sama nazwa wskazuje jest łagodniejszą formą odzyskania należnych pieniędzy.

Definicja miękkiej windykacji

Miękka windykacja ma na celu ustalenie warunków spłaty długu i porozumienia się stron. Warunki te muszą zostać zaakceptowane zarówno przez wierzyciela, jak i dłużnika. Zazwyczaj opiera się ona na ponaglaniu do zapłaty przy pomocy listów, telefonów i wiadomości tekstowych. Kolejnym krokiem jest przekazanie informacji o długu do dostępnego dla każdego rejestru dłużników.

Wpis do rejestru dłużników

W Polsce funkcjonują następujące rejestry:

  • Krajowy Rejestr Długów,
  • Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
  • Rejestr Dłużników ERIF,
  • BIG InfoMonitor.

Aby dokonać wpisu należy zarejestrować się w systemie, podpisać umowę, a następnie wysłać dłużnikowi pismo zawierające wezwanie do zapłaty i informujące o współpracy z rejestrem dłużników. Wpisy w rejestrach wymagają spełnienia pewnych warunków prawnych. Do rejestru wpisywany jest dłużnik, który posiada zadłużenie o następujących cechach:

  • okres przedawnienia 60 dni od upływu terminu płatności,
  • 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty zawierającego informację o zamiarze wpisu do rejestru dłużników,
  • wartość zadłużenia min. 200 zł w przypadku konsumenta i min. 500 zł w przypadku firmy.

Ostatnim krokiem  jest umieszczenie dłużnika w rejestrze, a następnie wysłanie informacji o wpisaniu do Rejestru Dłużników.

W trudniejszych przypadkach warto też zwrócić się do firm zawodowo zajmujących się windykacją lub skorzystać z systemu do windykacji polubownej PREMON.

Wezwanie

Wezwanie do zapłaty. Czy przypominanie o zaległych długach to nietakt

W sytuacji, gdy kontakt z dłużnikiem jest utrudniony lub inne sposoby dyscyplinowania zawodzą wysyłane jest wezwanie do zapłaty. Czym jest wezwanie do zapłaty? Czy przypominając dłużnikowi o zaległościach popełniamy nietakt?

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo wysyłane dłużnikowi przez wierzyciela, w związku z brakiem płatności w terminie. Celem wysłania wezwania do zapłaty jest przypomnienie o zaległości i nakłonienie kontrahenta do uregulowania zobowiązania. Działanie to stanowi etap windykacji polubownej.

Jak wygląda sytuacja na polskim rynku?

Wyniki przeprowadzonych wśród polskich przedsiębiorców badań wskazują, że ponad ¾ z nich nie stosuje przypomnień o zbliżającym się terminie płatności, a tym bardziej nie wysyła wezwań do zapłaty. Jedną z głównych przyczyn tego zjawiska jest chęć zachowania dobrych relacji z kontrahentem. Przedsiębiorcy często uważają, że przypominanie o płatnościach lub zaległościach jest nietaktowne i może doprowadzić do utraty klientów.

Czy przypominając o długach popełniamy nietakt?

Zawierając umowę, jedna ze stron zobowiązana jest do wykonania usługi lub wydania towaru, natomiast druga do zapłaty. Jeśli kontrahent nie reguluje płatności, nie wypełnia swojego zobowiązania. Klient, który znalazł się w trudnej sytuacji finansowej powinien wyjaśnić sytuację u wierzyciela poprzez kontakt w celu wyjaśnienia przyczyn braku zapłaty w terminie oraz poinformowania o przewidywanym terminie zapłaty. W przypadku przekroczenia terminu płatności i braku wyjaśnienia od kontrahenta wskazane jest więc domaganie się zapłaty, a nawet wysłanie wezwania do zapłaty. Działanie to jest prawem wierzyciela i nie może być traktowane jako nietakt. Ludzie są jednak różni, dlatego w wielu przypadkach lepszym pomysłem byłoby skorzystanie z systemu do polubownej windykacji PREMON.

Podatek

Koszty windykacji są kosztem uzyskania przychodu?

Zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstw jest jedną z ważniejszych kwestii. Niestety w dzisiejszych czasach liczba dłużników stale się zwiększa. Często firmy same próbują sobie poradzić ze ściąganiem należności. Jednak w niektórych przypadkach jest to niemożliwe. Wtedy warto przekazać sprawę firmie windykacyjnej. Usługa ta wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Czy stanowią one koszty uzyskania przychodu?

Czy koszty windykacji stanowią koszty podatkowe?

Według przepisów ustaw o podatkach dochodowych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty, których poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów, a także zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. Wyjątek stanowią koszty wskazane w ustawie jako obligatoryjnie wykluczone z kosztów podatkowych. Dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, iż związany jest z działalnością podatnika. Koszty windykacji nie są bezpośrednio związane z konkretnym przychodem, są jednak ponoszone w celu zabezpieczenia przed utratą płynności finansowej.

Wskazania organów podatkowych

Według organów podatkowych i interpretacji indywidualnych, koszty windykacji bez względu na to czy działania są prowadzone samodzielnie, czy zostają zlecone firmie zewnętrznej (takiej jak na przykład PREMON), stanowią koszty uzyskania przychodów. Dodatkowo organy wskazują na możliwość uznania ich za koszty podatkowe nawet wtedy, gdy windykacja okazała się nieskuteczna. Warunkiem jest jednak, aby podjęte działania były w pełni uzasadnione. Pobrana przez firmę windykacyjną prowizja od wyegzekwowanych należności również może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

megafon

Skuteczne i nieskuteczne wezwania do zapłaty

Wiele osób jest nieświadomych tego, że ściągnięcie wzoru wezwania do zapłaty z sieci i wysłanie go dłużnikowi nie zawsze jest dobrym pomysłem. Warto dowiedzieć się nieco więcej jak powinno wyglądać odpowiednie wezwanie do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty

Wysłanie dłużnikowi wezwania do spłaty długu jest podstawą w windykacji. Po ostatniej nowelizacji Kodeksu Prawa Cywilnego ustawodawca nakłada na nas obowiązek próby załatwienia sprawy polubownie (ugodowo). Tak więc wysłanie wezwania do zapłaty można określić właśnie jako próbę takiego działania.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Naprawdę dobrego, a przy tym darmowego wzoru wezwania do zapłaty można w sieci szukać bardzo długo. Warto zatem podjąć próbę samodzielnego stworzenia takiego dokumentu. Co powinno zawierać? Najważniejszym punktem wezwania do spłaty długu (oprócz oczywiście dokładnych danych dłużnika) jest informacja dla dłużnika o jego zobowiązaniu wobec nas. Koniecznym jest podanie jego wysokości i określenie terminu w jakim powinien go uregulować. Należy oczywiście zaznaczyć jakie konsekwencje wypływają z niedotrzymania terminu spłaty. Koniecznie trzeba przedstawić dłużnikowi jakąś możliwość ugodowego załatwienia sprawy (jest to teraz wymagane przez ustawę). Należy również skutecznie przedstawić wiarygodność spełnienia się ewentualnych konsekwencji i gwarancję ugody. Zawsze można zlecić wysłanie tego typu pisma firmie windykacyjnej, jednak jak widać nie jest to na tyle trudne, aby narażać się na dodatkowe koszty. Może najlepszym rozwiązaniem będzie próba polubownego załatwienia sprawy? Na przykład wykorzystując system windykacji PREMON.

Droga

Problemy polskich firm transportowych

Według danych KRS i CEIDG w Polsce zarejestrowanych jest prawie 180 tysięcy przedsiębiorców pracujących w sektorze transportu. Jest to branża rozwijająca się, więc ich liczba ciągle rośnie. Jak wynika z raportu Bisnode Polska 73,4% z nich jest jednak w trudnej sytuacji finansowej. Wynika to z braku płynności finansowej i zatorów płatniczych spowodowanych przez nierzetelnych kontrahentów.

Brak płynności finansowej firm transportowych

Według danych z 1 grudnia 2016 roku niezapłacone należności finansowe w polskiej branży transportowej wyniosły 252,6 mln złotych, co daje średni nieuregulowany dług w wysokości 24 850 zł na przedsiębiorcę.

Płace w krajach Unii Europejskiej

Dużym ciosem dla branży transportowej działającej na arenie międzynarodowej było też wprowadzenie przepisów dostosowujących stawkę minimalną delegowanego pracownika do stawki minimalnej kraju wspólnoty, w którym wykonuje on swoją pracę.

Windykacja należności

Mimo wielu problemów, z jakimi borykają się firmy transportowe w Polsce największym wciąż pozostają nierzetelni kontrahenci. Należności nieregulowane w terminie lub nieregulowane wcale często sięgają kwot, które mogą spowodować upadek przedsiębiorstwa. Wciąż kulejąca wiedza na temat windykacji wśród przedsiębiorców też nie pomaga w odzyskaniu płynności finansowej. Próby odzyskania długu często polegają na telefonicznych rozmowach bez pokrycia i dowodów, że w ogóle się odbyły. Całość procesu powinno się zacząć od e-maila z wezwaniem do zapłaty, a jeżeli to nie pomoże umieścić dłużnika na giełdzie długów. W trudniejszych przypadkach warto też zwrócić się do firm zawodowo zajmujących się windykacją lub skorzystać z systemu do windykacji polubownej PREMON.

Kasa

Jak pozbyć się zalegających kontrahentów w firmie

Jednym z głównych problemów, z jakimi spotykają się przedsiębiorcy są nierzetelni kontrahenci, zalegający z płatnościami. Należności nieregulowane w terminie wpływają na brak płynności finansowej i powstawanie zatorów płatniczych. Aby ułatwić proces windykacji przedstawiamy krótki poradnik, który pozwoli odzyskać pieniądze i wyeliminować zalegających z płatnościami kontrahentów.

Najważniejsza prewencja

W procesie zarządzania należnościami najważniejszym elementem jest prewencja, mająca na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach. Wdrożenie jej jest proste i możliwe praktycznie od zaraz za pomocą systemu służącemu windykacji online PREMON. Wystarczy pobrać pieczęć i umieszczać ją na wszystkich wystawionych fakturach. Zastosowanie tego rozwiązania znacznie zwiększa szansę na terminową spłatę naszych należności.

Nie zwlekaj z windykacją i bądź konsekwentny

Niezależnie od tego ile wynosi zwłoka w płatności, należy jak najszybciej wdrożyć proces windykacji. Każdy dzień opóźnienia zmniejsza bowiem szanse na odzyskanie całej kwoty należności. Nie można pozwolić, aby kontrahenci kredytowali się naszym kosztem. Ważna w tym przypadku jest natychmiastowa reakcja na opóźnienie w płatności. Warto w tym celu skorzystać z systemu do windykacji polubownej PREMON. System ten oferuje wysyłanie powiadomień o płatności poprzez SMS lub email.

Przełom w windykacji

Nowoczesne technologie ułatwiają życie przedsiębiorcom. Windykacja online za pomocą systemu PREMON jest nową, skuteczną metodą mającą na celu zapobieganie powstawania opóźnień w spłacie należności oraz odzyskiwanie długu. Jeśli wezwanie do zapłaty nie okaże się skuteczne jedynymi rozwiązaniami pozostaną giełda długów lub sprawa sądowa.

Wypłacalność

Jak sprawdzić czy kontrahent jest wypłacalny

Podpisując umowę o współpracy lub sprzedając towar bądź usługę z odroczonym terminem płatności lub z dostawą przed uregulowaniem należnej kwoty warto pomyśleć o zabezpieczeniu swoich należności. W tym celu coraz powszechniejsze staje się sprawdzanie potencjalnego kontrahenta pod kontem wypłacalności.

Giełda długów sposobem na sprawdzenie wypłacalności

Aby sprawdzić czy nasz potencjalny klient jest wypłacalny warto sprawdzić czy nie widnieje przypadkiem na giełdzie długów. W większości mają one postać stron internetowych. Giełdy długów służą ogłaszaniu chęci sprzedaży wierzytelności, zazwyczaj po cenie niższej od ich kwoty nominalnej.

Biuro informacji gospodarczej

Sprawdzenie czy kontrahent nie widnieje w bazie dłużników nie jest jednak wystarczające. Kolejnym krokiem jest pobranie raportu o jego bieżących zobowiązaniach. Raporty tego typu udostępniane są przez np. BIG Infomonitor.

Co jeszcze można zrobić?

W przypadku spółek giełdowych warto zajrzeć do raportów, do których publikowania są one zobligowane. Można na przykład umieścić na fakturach informację lub logo systemu windykacyjnego, co znacznie zmniejsza ryzyko braku terminowej spłaty naszych należności. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, którego zastosowanie jest coraz bardziej popularne zarówno wśród dużych jak i tych mniejszych firm. Jeśli to nie pomoże, można skorzystać z systemu windykacji polubownej PREMON.pl.