Nowe technologie ułatwiają windykację

Windykacja należności to często długotrwały i skomplikowany proces. Wielu dłużników na różne sposoby unika spłaty zadłużenia. W związku z tym, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z profesjonalną firmą windykacyjną. W wykonywaniu zadań windykatorów pomocne okazują się nowoczesne technologie.

Sytuacja przedsiębiorstw

Szacuje się, że około 84% polskich przedsiębiorstw ma problemy z egzekwowaniem należności. Częstą decyzją podejmowaną przez przedsiębiorców jest więc zatrudnienie specjalistów, tj. współpraca z firmą windykacyjną. Wykorzystując takie narzędzia jak połączenia telefoniczne i wysyłanie maili, firmy te tracą około 60% swojego czasu. Statystyki wskazują, że na dziesięć wykonanych połączeń udają się jedynie dwa. Dłużnicy unikają kontaktu, nie odbierają maili ani telefonów. Częstym zjawiskiem jest również zmiana numeru telefonu i wyłączona poczta głosowa.

Nowoczesne technologie

W tej sytuacji pomocne okazują się nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne. Dzięki nim możliwy jest wzrost efektywności odzyskiwania zaległości od dłużników. Dobrym przykładem takie programu jest system do polubownej windykacji PREMON. Wykorzystanie tych narzędzi ma na celu zautomatyzowanie codziennych czynności, aby nie marnować na nie zbyt wiele czasu. Do przykładowych rozwiązań można zaliczyć platformę komunikacyjną wybierającą numery telefonów i informującą o nawiązaniu połączenia z dłużnikiem. Platforma ta ma również inne funkcje, np. kalendarz przypominający o konieczności skontaktowania się z daną osobą. Kolejną przydatną technologią są bazy danych dłużników. Dzięki nim windykator ma szybki dostęp do wszelkich niezbędnych informacji. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań może skrócić czas windykacji należności nawet o 40%.

Jak działa firma windykacyjna?

Celem działalności firmy windykacyjnej jest doprowadzenie do ugody z dłużnikiem i odzyskanie należności. Zadaniem windykatora jest więc kontaktowanie się z dłużnikiem oraz negocjowanie warunków spłaty długu. Jak działają firmy windykacyjne i jakie są ich prawa?

Firma windykacyjna

Firmy windykacyjne powstały, aby pomagać wierzycielom w odzyskiwaniu należności od dłużników. Pracownik takiej firmy działa w imieniu wierzyciela. Celem jego działania jest doprowadzenie do ugody z dłużnikiem i ustalenie harmonogramu spłaty zadłużenia. Firma ta może również działać we własnym imieniu. Taka sytuacja ma miejsce po podpisaniu cesji wierzytelności.

Windykacja należności

Wyróżnia się windykację sądową i pozasądową. Windykacja sądowa prowadzona jest przez komorników. Firmy windykacyjne zajmują się jedynie pozasądowym dochodzeniem należności. Tego rodzaju firmy są podmiotami gospodarczymi, podlegającymi wpisowi do rejestru przedsiębiorców.

Jak działa firma windykacyjna?

Działalność windykatora jest w pewien sposób uschematyzowana. Pierwszym krokiem, jaki podejmuje windykator jest oczywiście sprawdzenie danej wierzytelności pod kątem jej istnienia. Kolejnym krokiem jest kontakt z dłużnikiem i wysłanie wezwania do zapłaty. Wezwanie to musi zawierać dokładne wskazanie tytułu, kwoty, podstawy prawnej zadłużenia oraz terminu zapłaty i numeru konta bankowego. Firmy windykacyjne często podejmują współpracę z biurami informacji gospodarczej. Należy pamiętać, że firmy te nie posiadają uprawnień takich jak sąd, policja czy komornik. Zadaniem firm windykacyjnych jest polubowne dochodzenie należności. Działalność ta powinna opierać się na zasadach prawa i dobrych obyczajach.

Sprawy sądowe i komornicze są drogie, więc może lepiej w pierwszej kolejności spróbować się dogadać? W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Dlaczego warto monitorować płatności od kontrahentów i klientów

Podstawą utrzymania każdej firmy są płatności za wykonane zamówienia. Niestety wielu przedsiębiorców, w szczególności wykonujących wiele drobnych zleceń nie kontroluje w odpowiedni sposób tego czy otrzymali zapłatę od klienta. To bardzo poważny błąd, który w najgorszym wypadku poprzez utratę płynności może doprowadzić nawet do zakończenia działalności.

Zapłata za wykonanie zamówienia

Każdy przedsiębiorca za wykonanie zlecenia zgodnie z umową powinien otrzymać ustaloną wcześniej z zamawiającym zapłatę. Niestety bardzo często zdarza się tak, że klient nie chce lub nie może zapłacić za zamówienie. Bardzo ważną kwestią jest kontrolowanie wszystkich otrzymywanych od klientów płatności. Wielu przedsiębiorców otrzymujących liczne wpłaty na rachunek niewystarczająco dokładnie kontroluje swoje finanse. Może to doprowadzić do powstania dużych zaległości w płatnościach, co z kolei niekorzystnie wpływa na kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Klient nie płaci za zamówienie

Kiedy przedsiębiorca zorientuje się, że nie otrzymał zapłaty za zrealizowane zamówienie powinien jak najszybciej przypomnieć się klientowi i poprosić o zapłatę. Jeżeli ta forma przypomnienia nie pomoże bardzo ważnym jest, aby wysłać do klienta oficjalne wezwanie do zapłaty. Jest to bardzo ważny dokument, który przyda się podczas ewentualnego dochodzenia swoich praw przed sądem. Na szczęście większość tego typu spraw to efekt pomyłki lub przeoczenia i całość zazwyczaj kończy się na telefonicznym przypomnieniu się klientowi. W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Europa

Europejski nakaz zapłaty, czyli jak działa windykacja międzynarodowa

W obrocie gospodarczym istnieją zarówno transakcje z podmiotami krajowymi, jak i z zagranicznymi. Każdy rodzaj transakcji wiąże się z ryzykiem niewywiązania się kontrahenta z umowy. Jak powinno wyglądać postępowanie w przypadku, gdy to zagraniczny kontrahent nie przestrzega warunków umowy? Czy istnieje możliwość bezspornego dochodzenia roszczeń?

Europejski nakaz zapłaty

Europejski nakaz zapłaty wydawany jest w formie orzeczenia sądowego w skali krajów Unii Europejskiej. Nakaz ten pozwala na egzekucję roszczeń od zagranicznego kontrahenta bez konieczności stwierdzania wykonalności. Postępowanie to uregulowane jest w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. Przepisy te określają niezależną procedurę, polegającą na dochodzeniu roszczeń w sposób pozwalający na uniknięcie postępowania sądowego. Europejski nakaz zapłaty dotyczy transgranicznych spraw cywilnych i handlowych.

Zalety europejskiego nakazu zapłaty

Procedura ta ma uproszczony charakter. Postępowanie jest przyspieszone, a poniesione koszty są niższe w porównaniu do alternatywnych metod dochodzenia należności. Procedura oparta jest na standardowych formularzach. Aby wszcząć postępowanie należy wypełnić odpowiedni formularz określając w nim strony, charakter i kwotę roszczenia. Po dokonaniu formalności, pozew jest analizowany przez sąd, który nie ocenia jednak dowodów sprawy. Jeśli sąd nie wniesie żadnych zastrzeżeń dotyczących błędów lub braków – sąd wydaje europejski nakaz zapłaty. Pozwany musi z kolei spłacić zadłużenie lub zgłosić sprzeciw w terminie 30 dni.

Europejskie przepisy są dość skomplikowane, dlatego najpierw radzimy załatwić sprawę polubownie. W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Monitoring finansów

Monitoring należności poprawi płynność finansową Twojej firmy

Liczba firm, których dotyczą problemy związane z zatorami płatniczymi stale rośnie. Problem ten jest poważną przeszkodą na drodze rozwoju firmy. Najlepszym sposobem na zwiększenie płynności finansowej jednostki jest wdrożenie monitoringu należności.

Czym jest monitoring należności?

Monitoring należności polega na nadzorowaniu spłaty zobowiązań, którego celem jest minimalizacja opóźnień w płatnościach. Działanie to jest niezbędne, ponieważ dzięki niemu możliwe jest namierzenie nawet kilkudniowych opóźnień. Usługa jest przeznaczona zarówno dla dużych, jak i mniejszych przedsiębiorstw.

Jakie narzędzia wykorzystywane są w monitoringu należności?

Wszystkie narzędzia służą informowaniu kontrahenta o tym, że zbliża się lub upłynął termin płatności. Całość działań odbywa się w sposób łagodny w formie rozmowy telefonicznej, wiadomości tekstowej, głosowej lub wezwania do zapłaty. Celem jest przypomnienie o konieczności zapłaty. Możesz również korzystać z systemu PREMON.

Zalety monitoringu należności

Jedną z głównych zalet monitoringu należności jest możliwość identyfikacji i kontroli zagrożonych należności, a także przypominanie o konieczności ich spłaty. Każde przedsiębiorstwo ma na celu zachowanie płynności finansowej, w związku z czym niezwykle istotną kwestią jest terminowe regulowanie płatności przez kontrahentów. Monitoring należności poprawia płynność finansową i eliminuje zatory płatnicze. Dodatkową zaletą jest także wyraźny sygnał dla klientów, pokazujący, że firma kontroluje swoje należności, więc należy pilnować terminów płatności.

Zapłata

Miękka windykacja – jakie są jej zasady

Wielu przedsiębiorców coraz częściej ma problemy z terminową spłatą należności. Sytuacja ta powoduje konieczność zastosowania odpowiednich narzędzi, mających na celu uzyskanie zapłaty. Do metod tych zalicza się twardą i miękką windykację. Miękka windykacja, jak sama nazwa wskazuje jest łagodniejszą formą odzyskania należnych pieniędzy.

Definicja miękkiej windykacji

Miękka windykacja ma na celu ustalenie warunków spłaty długu i porozumienia się stron. Warunki te muszą zostać zaakceptowane zarówno przez wierzyciela, jak i dłużnika. Zazwyczaj opiera się ona na ponaglaniu do zapłaty przy pomocy listów, telefonów i wiadomości tekstowych. Kolejnym krokiem jest przekazanie informacji o długu do dostępnego dla każdego rejestru dłużników.

Wpis do rejestru dłużników

W Polsce funkcjonują następujące rejestry:

  • Krajowy Rejestr Długów,
  • Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
  • Rejestr Dłużników ERIF,
  • BIG InfoMonitor.

Aby dokonać wpisu należy zarejestrować się w systemie, podpisać umowę, a następnie wysłać dłużnikowi pismo zawierające wezwanie do zapłaty i informujące o współpracy z rejestrem dłużników. Wpisy w rejestrach wymagają spełnienia pewnych warunków prawnych. Do rejestru wpisywany jest dłużnik, który posiada zadłużenie o następujących cechach:

  • okres przedawnienia 60 dni od upływu terminu płatności,
  • 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty zawierającego informację o zamiarze wpisu do rejestru dłużników,
  • wartość zadłużenia min. 200 zł w przypadku konsumenta i min. 500 zł w przypadku firmy.

Ostatnim krokiem  jest umieszczenie dłużnika w rejestrze, a następnie wysłanie informacji o wpisaniu do Rejestru Dłużników.

W trudniejszych przypadkach warto też zwrócić się do firm zawodowo zajmujących się windykacją lub skorzystać z systemu do windykacji polubownej PREMON.

Wezwanie

Wezwanie do zapłaty. Czy przypominanie o zaległych długach to nietakt

W sytuacji, gdy kontakt z dłużnikiem jest utrudniony lub inne sposoby dyscyplinowania zawodzą wysyłane jest wezwanie do zapłaty. Czym jest wezwanie do zapłaty? Czy przypominając dłużnikowi o zaległościach popełniamy nietakt?

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo wysyłane dłużnikowi przez wierzyciela, w związku z brakiem płatności w terminie. Celem wysłania wezwania do zapłaty jest przypomnienie o zaległości i nakłonienie kontrahenta do uregulowania zobowiązania. Działanie to stanowi etap windykacji polubownej.

Jak wygląda sytuacja na polskim rynku?

Wyniki przeprowadzonych wśród polskich przedsiębiorców badań wskazują, że ponad ¾ z nich nie stosuje przypomnień o zbliżającym się terminie płatności, a tym bardziej nie wysyła wezwań do zapłaty. Jedną z głównych przyczyn tego zjawiska jest chęć zachowania dobrych relacji z kontrahentem. Przedsiębiorcy często uważają, że przypominanie o płatnościach lub zaległościach jest nietaktowne i może doprowadzić do utraty klientów.

Czy przypominając o długach popełniamy nietakt?

Zawierając umowę, jedna ze stron zobowiązana jest do wykonania usługi lub wydania towaru, natomiast druga do zapłaty. Jeśli kontrahent nie reguluje płatności, nie wypełnia swojego zobowiązania. Klient, który znalazł się w trudnej sytuacji finansowej powinien wyjaśnić sytuację u wierzyciela poprzez kontakt w celu wyjaśnienia przyczyn braku zapłaty w terminie oraz poinformowania o przewidywanym terminie zapłaty. W przypadku przekroczenia terminu płatności i braku wyjaśnienia od kontrahenta wskazane jest więc domaganie się zapłaty, a nawet wysłanie wezwania do zapłaty. Działanie to jest prawem wierzyciela i nie może być traktowane jako nietakt. Ludzie są jednak różni, dlatego w wielu przypadkach lepszym pomysłem byłoby skorzystanie z systemu do polubownej windykacji PREMON.

Więzienie za długi – mit, czy fakt

Osoby posiadające zadłużenie często zadają sobie pytania dotyczące tego, co im grozi za brak spłaty należności. Jednym z często zadawanych przez dłużników pytań jest to dotyczące więzienia za długi. Czy faktycznie nieuregulowane należności mogą skutkować karą pozbawienia wolności?

Czy za długi można trafić do więzienia?

Posiadanie zadłużenia nie może stanowić bezpośredniej przyczyny pozbawienia wolności. Wymierzenie takiej kary może natomiast być skutkiem działań pośrednio związanych z długami. Zgodnie z artykułem 300 § 2 Kodeksu Karnego każdy kto ukrywa, usuwa, darowuje, zbywa, niszczy, obciąża lub uszkadza jakikolwiek składnik majątku zajęty lub zagrożony zajęciem, w celu udaremnienia wykonania orzeczenia sądowego podlega karze pozbawienia wolności w wymiarze od 3 miesięcy do lat 5. Dłużnik nie ma ponadto prawa do zbywania rzeczy, które w przyszłości mogłyby zostać zajęte przez komornika, w celu spłaty zadłużenia.

Komu grozi więzienie?

Istnieją okoliczności, które mogą skutkować karą pozbawienia wolności. Kara ta dotyczy między innymi dłużników uchylających się od płacenia alimentów oraz osób mających dług wobec dzieci lub byłego współmałżonka, które nie poszukują pracy. Dopuszczenie się oszustw, które doprowadziły do powstania długu również skutkuje nieuniknioną karą więzienia. Kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8 dotyczy natomiast osób, które umyślnie sprowadziły problem finansowy na osobę trzecią. W ostateczności kara więzienia może spotkać również w przypadku niezapłaconej grzywny. Należy jednak pamiętać, że długi same w sobie nie skutkują więzieniem.

Może lepiej w pierwszej kolejności spróbować się dogadać? W tym może pomóc system do polubownej windykacji PREMON.

Podatek

Koszty windykacji są kosztem uzyskania przychodu?

Zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstw jest jedną z ważniejszych kwestii. Niestety w dzisiejszych czasach liczba dłużników stale się zwiększa. Często firmy same próbują sobie poradzić ze ściąganiem należności. Jednak w niektórych przypadkach jest to niemożliwe. Wtedy warto przekazać sprawę firmie windykacyjnej. Usługa ta wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Czy stanowią one koszty uzyskania przychodu?

Czy koszty windykacji stanowią koszty podatkowe?

Według przepisów ustaw o podatkach dochodowych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty, których poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów, a także zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. Wyjątek stanowią koszty wskazane w ustawie jako obligatoryjnie wykluczone z kosztów podatkowych. Dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, iż związany jest z działalnością podatnika. Koszty windykacji nie są bezpośrednio związane z konkretnym przychodem, są jednak ponoszone w celu zabezpieczenia przed utratą płynności finansowej.

Wskazania organów podatkowych

Według organów podatkowych i interpretacji indywidualnych, koszty windykacji bez względu na to czy działania są prowadzone samodzielnie, czy zostają zlecone firmie zewnętrznej (takiej jak na przykład PREMON), stanowią koszty uzyskania przychodów. Dodatkowo organy wskazują na możliwość uznania ich za koszty podatkowe nawet wtedy, gdy windykacja okazała się nieskuteczna. Warunkiem jest jednak, aby podjęte działania były w pełni uzasadnione. Pobrana przez firmę windykacyjną prowizja od wyegzekwowanych należności również może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

megafon

Skuteczne i nieskuteczne wezwania do zapłaty

Wiele osób jest nieświadomych tego, że ściągnięcie wzoru wezwania do zapłaty z sieci i wysłanie go dłużnikowi nie zawsze jest dobrym pomysłem. Warto dowiedzieć się nieco więcej jak powinno wyglądać odpowiednie wezwanie do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty

Wysłanie dłużnikowi wezwania do spłaty długu jest podstawą w windykacji. Po ostatniej nowelizacji Kodeksu Prawa Cywilnego ustawodawca nakłada na nas obowiązek próby załatwienia sprawy polubownie (ugodowo). Tak więc wysłanie wezwania do zapłaty można określić właśnie jako próbę takiego działania.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Naprawdę dobrego, a przy tym darmowego wzoru wezwania do zapłaty można w sieci szukać bardzo długo. Warto zatem podjąć próbę samodzielnego stworzenia takiego dokumentu. Co powinno zawierać? Najważniejszym punktem wezwania do spłaty długu (oprócz oczywiście dokładnych danych dłużnika) jest informacja dla dłużnika o jego zobowiązaniu wobec nas. Koniecznym jest podanie jego wysokości i określenie terminu w jakim powinien go uregulować. Należy oczywiście zaznaczyć jakie konsekwencje wypływają z niedotrzymania terminu spłaty. Koniecznie trzeba przedstawić dłużnikowi jakąś możliwość ugodowego załatwienia sprawy (jest to teraz wymagane przez ustawę). Należy również skutecznie przedstawić wiarygodność spełnienia się ewentualnych konsekwencji i gwarancję ugody. Zawsze można zlecić wysłanie tego typu pisma firmie windykacyjnej, jednak jak widać nie jest to na tyle trudne, aby narażać się na dodatkowe koszty. Może najlepszym rozwiązaniem będzie próba polubownego załatwienia sprawy? Na przykład wykorzystując system windykacji PREMON.